日々、ネット環境が発達している昨今ですが、電話の回数は減っているのではないでしょうか？
外資企業で勤務していたのは10年ほど前ですが、すでに社内でのやりとりには、緊急でもない限りはメール利用が推奨されていました。
その時の習慣もありなるべくメールでいれて大切なことを電話で説明すると言う形を取ることがおおくなりました。
その反面、電話応対に対する教育にも力をいれておりお客様に対しての応対トレーニングは徹底していました。
メールの発達は年齢によりますので慎重に考える必要もありそうです。
以前、上司がメールをとても嫌がる方がおられました。
メールでＣＣでいれると、「メールで送らないでくれ」と言われていました。
ＣＣは参照に参考までにやりとりをいれているのですが、それも気になるようで、全部、口頭で話をしてほしいという方でした。
時間もかかりますし大変なのではとこちらは気を使っているのですが、人に合わせることも必要だと学びました。
相手の状況や気持ちを重んじることはビジネスでも大変重要なことだと思います。
電話というのは、難しいものではないかと思います。。
気にせずに、おられる方も多いかもしれませんが、かける時間にはじまり、声のトーンや言い回しなど冷たく感じられたりそっけなく感じられたりすることがあります。「あの人怒っていたのかな」「悪い事行ったかな？」などとという感じを与えてしまうこともあるのです。
状況を説明する一言が電話には必要かもしれません。
日々いろんな対応に出会います。
記者の方はお忙しいと思いますが、とても素敵に対応して下さる方もおられて「今は取材準備なので、後ほどでもいいですか？お急ぎですか？」などスマートにお話されるとこちらも気持ち良く対応ができます。
「忙しいから」といっていきなり切ってしまう方もおられます。
この社会、持ちつ持たれつなのですから立場が違っても・・・・
と思うこともあります。性格は色々ですが、そういう方ほど後になって
「相談があるのですが・・・」と電話があったりするのです。
なかなか感じの良い電話応対は難しいのです。
あるフレンチ料理店に予約をした時の事。
予約をいれて確認が終わり電話を切る際に
「お越しになるのを楽しみにお待ちしています」と一言。
その一言がとても優しくて心地よく、こちらもこの店にして良かったなと思いました。
広報ならば日々多くの電話を受けることでしょう。
ご提案や営業もあれば、的外れなこと、クレームもあるかもしれません。うまく応対してどなたにでもうまく対応するのは素敵だと思いませんか？
お断りするにしても、あなたの時間の1分くらいのものです。
1本の電話。
あなたの素敵な電話応対でお客様が増え会社のイメージがアップするのです。